Rekisteriseloste

Tämä on Helsingin eläinsuojeluyhdistys HESY ry:n henkilötietolain (10 ja 24 §) ja EU:n yleisen tietosuoja-asetuksen (GDPR) mukainen rekisteri- ja tietosuojaseloste. Laadittu 15.5.2018. Viimeisin muutos 15.5.2018.

Rekisterin pitäjä

Helsingin eläinsuojeluyhdistys Hesy ry.

Yhdyskunnantie 11

00680 Helsinki

Y-tunnus: 0201239-8

Puhelinnumero: 09 54200 100 (ma-pe 10:00 – 17:00)

Rekisteriasioita hoitava yhteyshenkilö

Mari Aro, yhdistyskoordinaattori

040 532 5849

mari.aro@hesy.fi

Rekisterin nimi

HESYn jäsen- ja asiakasrekisteri

Rekisterin käyttötarkoitus

EU:n yleisen tietosuoja-asetuksen mukainen oikeusperuste henkilötietojen käsittelylle on henkilön suostumus sekä rekisterinpitäjän oikeutettu etu (jäsenyys, asiakassuhde). Rekisteritietoja voidaan käyttää HESYn ja yhdistyksen jäsenen sekä asiakkaan välisen asiakassuhteen hallintaan, hoitamiseen, ylläpitämiseen ja kehittämiseen, tarjonnan kohdistamiseen, analysointiin, palveluiden tuottamiseen, tarjoamiseen ja kehittämiseen sekä markkinatutkimukseen ja muihin tilastollisiin tarkoituksiin.

Rekisterin sisältämät tiedot

Rekisteri voi sisältää Hesy:n jäsenistä ja asiakkaista seuraavia tietoja:

  • Mahdollisen käyttäjän nimi- ja osoitetiedot ja syntymäaika
  • Sähköpostiosoite
  • Asiakashistoria, asiakkaan yhteydenotot, tarjous-, tilaus- ja sopimustiedot
  • Suoramarkkinointiluvat ja -kiellot
  • Laskutusyhteystiedot ja laskutukseen liittyvät tiedot
  • Asiakkaan itsensä antamat tai muutoin asiakkaan suostumuksella kerätyt tiedot
  • Eri palveluissa ja kanavissa tapahtuvan viestinnän ja palvelu- ja sisältökäytön käyttö- ja asiointitiedot (haku- ja selaustiedot)
  • Rekisterin sisältämistä tiedoista koostetut rekisterin käyttötarkoituksen kannalta relevantit asiakasta koskevat tiedot

Rekisteritietojen tietolähde

Henkilötietoja kerätään HESYn jäseneksi liittymisen yhteydessä, eläinten luovutuksen yhteydessä, myyntitapahtuman yhteydessä, palveluita käytettäessä tai muutoin suoraan rekisteröidyltä tai rekisteröidyn suostumuksella (esim. evästeet).

Hesy huolehtii säännöllisesti rekisterin päivittämisestä ja tarpeettomien tietojen poistamisesta rekisteristä.

Tietojen luovutus

Rekisterin tietoja ei luovuteta kolmansille osapuolille, ellei laki niin velvoita. HESY voi luovuttaa tietoja toimivaltaisille viranomaisille esimerkiksi väärinkäytösten selvittämiseksi.

Rekisterin luottamuksellisuus

Koko HESYn henkilöstöllä ja sen lukuun toimivilla ulkopuolisilla henkilöillä on vaitiolovelvollisuus liittyen kaikkiin HESYn asiakastietoihin. Rekisterin käyttö on suojattu käyttäjäkohtaisin tunnuksin, salasanoin ja käyttöoikeuksin. Kun rekisteritietoja säilytetään internet-palvelimilla, niiden laitteiston fyysisestä ja digitaalisesta tietoturvasta huolehditaan asiaankuuluvasti. Tallennettuja tietoja ovat oikeutettuja käyttämään vain ne henkilöt, joiden työnkuvaan se kuuluu.

Asiakassuhteen päätyttyä asiakkaan tiedot poistetaan rekisteristä heti, kun niiden käsittely ei ole enää tarpeen.

Tarkastusoikeus

Rekisteröidyllä on henkilötietolain mukainen oikeus tarkistaa häntä koskevat rekisterin tiedot ja vaatia mahdollisen virheellisen tiedon korjaamista tai puutteellisen tiedon täydentämistä. Tarkastuspyyntö tulee lähettää kirjallisesti ja henkilökohtaisesti allekirjoitettuna osoitteeseen:

Helsingin eläinsuojeluyhdistys HESY ry.

Yhdyskunnantie 11

00680 Helsinki

Tarkastuspyynnössä tulee yksilöidä asiakastiedot sekä mainita, että tieto koskee HESYn jäsen- ja asiakasrekisterin tietoja. Rekisterinpitäjä voi pyytää tarvittaessa pyynnön esittäjää todistamaan henkilöllisyytensä. Rekisterinpitäjä vastaa asiakkaalle EU:n tietosuoja-asetuksessa säädetyssä ajassa (pääsääntöisesti kuukauden kuluessa)

Muut henkilötietojen käsittelyyn liittyvät oikeudet

Rekisterissä olevalla henkilöllä on oikeus pyytää häntä koskevien henkilötietojen poistamiseen rekisteristä (“oikeus tulla unohdetuksi”). Niin ikään rekisteröidyillä on muut EU:n yleisen tietosuoja-asetuksen mukaiset oikeudet kuten henkilötietojen käsittelyn rajoittaminen tietyissä tilanteissa. Pyynnöt tulee lähettää kirjallisesti rekisterinpitäjälle. Rekisterinpitäjä voi pyytää tarvittaessa pyynnön esittäjää todistamaan henkilöllisyytensä. Rekisterinpitäjä vastaa asiakkaalle EU:n tietosuoja-asetuksessa säädetyssä ajassa (pääsääntöisesti kuukauden kuluessa).